組織の拡大には、プロジェクトごとの チームコミュニケーション が欠かせません。
メンバー一人一人が持つ能力からシナジーを生み出すか、アナジー効果になってしまうのかはチームコミュニケーション次第です。
この記事の目次
チームコミュニケーションとは
チームの持つ能力は、リーダーとメンバー間のコミュニケーションをうまく取ることでより向上します。
リーダーにはチーム内で目的を明確に共有し、スケジュールやタスク管理などを効率的に進める手腕が求められます。
少人数のチームであれば、日常業務を行う中で自然にコミュニケーションが取れるものですが、組織やプロジェクトが拡大してメンバーが多くなると思うような連携が取れなくなっていきます。
業種、業態、コミュニケーションツールの利用などで違ってきますが、一人のリーダーで管理できる人数は、およそ5人～7人と言われています。
つまり、これを超える人数を管理していくためには「システム化」が必要となります。とはいえ、形骸化したシステムでは意味がありません。日本の家電メーカーが韓国や中国の家電メーカーに敗れたのは、日本の「システムの形骸化による経営判断の遅れ」によるところが大きいと言われてきました。同等の能力を持っていたとしても組織の仕組みや運用のしかたで、経営危機に陥ることもあれば業績が拡大していくこともあるのです。
報告、確認、相談といった話し合いだけでなく、このシステムの構築や管理を含めてチームコミュニケーションなのです。
コミュニケーションツールの利用で管理力は向上する
来日して企業で働く海外の方は揃って、まだFAXが活用されている！と驚くそうです。さすがに社内管理にFAXを使っている会社はほとんどないと思いますが、まだまだ非効率な形態が多いのも現状です。
ネット環境が整ってきた今、データベースのオンライン・リアルタイムの利用は、管理効率を格段にアップさせます。
しかしコミニケションツールが多様化すると、どこに資料があったのか、どのツールでやりとりをしていたのかといった弊害が出てきます。「通常業務」と「問題処理」に分類し、役割分担を明確にして有効的に活用しましょう。
チームメンバーのメンタルはいかに矛盾点をなくすかで決まる
人は「論理的情報」だけを詳細に伝えても、統制が取れるわけではありません。チームの目的と行動が揃わないと、矛盾が生じて目的意識が下がってしまいます。
例えば、このコロナ禍で、飲食店の時短要請や会食の人数制限などを要請している中、首相や国会議員、厚生労働省職員のかたが会食をしていたことがありましたよね？これでは要請を受ける国民からしたら、言ってることとやってることが違う！と目的意識にブレを感じてしまいます。
つまりチームリーダーの言動の重要性がここにある訳です。リーダー自身が目的に沿った行動をとることはもちろん、チーム内での矛盾を把握して是正していくことがメンバーの目的意識を大きく左右します。
システム化とは問題点が自動的に上がってくる仕組みを作ること
システム化を進めることは「仕事の効率」を上げるためですが、その基本となるのが「問題点が自動的に上がってくる仕組み」を作ることです。
そのためにはまず、メンバー一人一人がプロジェクトの目的やターゲットを把握していること、経過や成果をデータとして共有すること、個々の業務に必要な権限を与えてしっかりと任せることが重要です。
他の業務との関連性を把握することで問題点が見つけやすくなり、目先の業務だけではなく全体を把握することでチーム意識は高まり問題点も上げやすくなります。
そして忘れがちなのが、チームリーダーが余裕をもつことです。全ての業務を細部まで把握して管理することに追われていると、問題に対処する余地がなくなり、仮に自身が気づかない問題点に気づいたメンバーがいたとしても指摘しないという悪循環に陥ってしまいます。
チームリーダーは常に全体を俯瞰し、チームコミュニケーションを組み立ていく立場なのです。
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