話題を選んだり、表情に注意したりと、 コミュニケーション を 円滑 に進めるための テクニック は本当にたくさんありますが、今回はその中でも最も簡単で、誰でも今すぐに始められる方法を紹介したいと思います。
それは、適切な返事をすることです。
「相手に良い印象を持ってもらいたい」そう考えていながらも、意外とおざなりにしがちな「返事」について、改めて見直してみましょう。
この記事の目次
コミュニケーション を 円滑 にする「返事」の大切さ
コミュニケーションというと会話に注目する人が多いですが、会話の前にもすでにコミュニケーションは始まっています。それは「返事」です。
子供のころに「呼ばれたら返事をしなさい」と教えられた人は多いと思います。
行儀の良さや相手に対する誠意として、教育されてきたわけなんですが、実は心理学的にも大切な意味を持っています。
というのも、以前お話ししたアルバート・メラビアンの実験では、人は相手の印象を3秒で決めているという結果があり、これは初対面の相手・知り合いに関わらず作用します。
顔を合わせた瞬間からの3秒で、自分も相手も「元気そう」「疲れてる」「好き」「嫌い」など、お互いをある程度見定めているのです。
この3秒を日々のコミュニケーションに当てはめてみると、誰かに呼ばれてから返事をするまでの時間にあたります。つまり、どういう返事を得たかによって相手に対する印象が決まり、その後の会話の流れが変わってくるということです。
返事に失敗して、会話になる前にケンカになってしまった…という経験がある人もいるのではないでしょうか。
適切な返事で印象操作をすることで、その後の会話がスムーズになるんですよ。
コミュニケーション を 円滑 にする テクニック
では、適切な返事とはどういうものでしょうか。
返事のバリエーションはとても多いので、発する言葉に正解はないのですが、相手に良い印象をもたらす伝え方には3つのポイントがあります。
・相手の顔を見て返事をする
・相手のトーンに合わせて返事をする
・立場に合わせた返事をする
相手の顔を見て返事をする
オフィスで仕事をしていると、人に呼びかけられることはとても多いですよね。
ついつい、相手と目を合わせただけで声にださなかったり、作業しながら顔を向けずに返事してしまいがちになるのも無理はないと思います。ですが、返事をする際には、相手の顔を見てはっきりと声に出しましょう。
当たり前のことのようにも思えますが、これができていない人は本当にたくさんいます。
相手のトーンに合わせて返事をする
2つ目は「マイペースな返事をしない」ということです。
相手の呼びかけに合わせた声の大きさ、テンポ、ムードを意識して発声しましょう。
人には、自分と同じ感情を共感されたり、似たような動作をされたりすると、相手に親近感や安心感を抱きやすくなるという特性があります。これを心理学ではミラーリング効果というのですが、同じ動作をすることで、相手が無意識に「自分に近い」と認識しやすくなるのです。
立場に合わせた返事をする
上司に相談や報告をする際に「はい、どうぞ」と返事を返されたらどう感じるでしょうか？距離を感じて構えてしまうと思います。
反対に、部下から「はい？」や「はーい」という返事を貰ったら、快く思わない上司は多いでしょう。
相手の受け取り方に任せてしまうのは、適切な返事とは言えません。
立場や関係性を踏まえて、言葉を選ぶようにしましょう。
コミュニケーションを減退させるNG返事
人には感情があります。そのため、機嫌が良くない日や、イライラしている時もあって当たり前なのですが、その感情を返事にのせてしまうのはNGです。
意識して返事をしている人というのはとても少なく、ルーティーンとして無意識に反応してしまっていることがほとんどです。無意識下の行動では、感情のコントロールが追いつかないことがあります。
自分の感情が良くない状態のときには、一拍おいて意識的に返事をするクセをつけておきましょう。
うっかり感情をのせてしまったら、面倒くさがらずに会話が始まる前に一言フォローを入れることです。
まとめ
人の印象は最初の3秒で決まります。相手と目を合わせて気持ちの良い返事をする、これだけで良い印象を持ってもらうことができて、会話やコミュニケーションがスムーズに進められるのであれば、やらない手はないでしょう。
なんて基本的なことなんだ！これはテクニックなのか?!と思いましたか？
営業でも、技術者でも、どんな職種の人でも「基本的なことを丁寧に確実にやる」これができている人はとても少ないです。
よく営業成績のいい人に、どんなテクニックを使っているんですか？という質問をすると「特別なことはなにもしていません。基本的なことができない人が多いのを知っているので、私は丁寧にそれをやっているだけです。」と仰るという話がありますが、まさにそういうことです。
いつも「何を話そうか」「どんな風に接しようか」と、コミュニケーションについて真剣に向き合っている人ほど、返事の重要性を忘れがちです。
このメディアでもいくつかの実践的なテクニックを紹介していますが、だからこそ一度基本に立ち戻って欲しいと思います。
これまでの人生であなたが学んできたことを実践できているか、今一度確認してみてください。欲しい情報は、外にあるのではなく、意外と自分の中に既にあったりするんですよ。
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