コミュニケーション能力の向上を図る には、話す力と聞く力をバランスよく鍛えることが大切です。
何度かお話していますが、コミュニケーション能力というのは、個人の性格に由来するものではなく、技術です。
ポイントを理解して繰り返し行うことで、必ず向上していきます。
今回は、主にビジネスシーンでのコミュニケーションに焦点をおいて、5つの方法を紹介します。
コミュニケーション能力の向上を図る ために必要な2つの要素
冒頭でも話しましたが、コミュニケーション能力の向上を図るためには「話す力」と「聞く力」、この2つの要素がキーになります。
話す力とは、自分の意見や考えを短い時間で分かりやすく、興味を持ってもらえるように伝えることです。
子供のころ、校長先生の話を聞いていて眠くなりませんでしたか？校長先生の話が眠いのは「回りくどく長々と話している。話に興味が持てない。」からです。
その結果、要点も伝わらず、結局なんの話だったの？となり、それを繰り返す内に「この人の話を聞くのは無駄だから聞き流しておこう」という悪循環が生まれてしまうのです。
もう一方の聞く力とは、相手の話に耳を傾ける「傾聴力」と、適切な質問や確認を行って要点や意見を正しく「聞き出す力」、そして話の内容に合わせてこの二つを使い分けることです。
話す力と聞く力どちらか一方ではなく、両方をバランスよく鍛えていきましょう。
コミュニケーション能力の向上を図る 5つの方法
それでは、話す力と聞く力それぞれを向上させる方法について紹介したいと思います。
・結論から伝える
・分かりやすい言葉を使う
・相手の意見をすぐ否定しない
・相手の話したことを自分の言葉に置き換える
・話を聞く姿勢をとる
方法1．結論から伝える
文章を書くときによく使われる「PREP法」というものがありますが、これはプレゼンテーションや報告、商談の際にも有効な手法です。
具体的には、結論→理由→例(もしくは理由の補足)→結論という順番で話を展開します。
結論を共有できている状態で話を進めるので、不要なやり取りが減らすことができます。また、理由や具体例を説明している間も「それが結論につながるのか」と話の展開を理解できるので聞き手のストレスが減り、興味が削がれずらいというメリットもあります。
さらに、この順番で話をするためには要点・理由・根拠が整理されている必要があるため、考えを整理する習慣も身に付きます。
方法2．分かりやすい言葉を使う
取引先や顧客との会話で社内用語や専門用語を多用していませんか？日常的に使っている言葉が会社の外に出ると通用しない、ということは割りとよくあります。
入社したての頃の自分を思い出してみてください。先輩や取引先が何を言っているのかわからず、困惑したことはありませんでしたか？
最初は中学生くらいの子供が聞いてもわかる様な言葉を選び、会話の中で相手が使っている言葉を追加していく様にしましょう。
方法3．相手の意見をすぐ否定しない
相談や報告を受ける際には、話の途中で結論が見えたとしても、まずは相手の意見を傾聴する姿勢を持ちましょう。
その上で反対の意見や改善策がある場合は、「その考え方もあるね。もう一つこういう視点でも考えてみたらどうだろう？」というように、相手の意見を肯定して聞き入れ、考え方ではなく視点を伝えることで、前向きに受け取ってもらうことができます。
話を聞いてもらえる安心感と、この人に話すことで成長に繋がるという充実感を与えることができ、多角的な視野と自発的に考えるクセをつける事にも繋がります。
方法4．相手の話したことを自分の言葉に置き換える
同じ言葉を使っていても、人によって意味が変わるというのもよくあることです。
受け取り方によって意味が変わるような場合は、自分の言葉に置き換えて「それってこういう意味？」「この話の要点はこう？」と確認しましょう。
方法5．話を聞く姿勢をとる
自分が話をする際には、相手の顔をみてジェスチャーを交えて話していても、話を聞く際は「ながら聞き」をしてしまうという経験はありませんか？
特に、部下や同僚からの報告や相談などの場合、作業の手を止めずに聞くというのはよく目にする光景です。
自分では話を聞いているつもりでも、相手からしたらちゃんと聞いてもらえているのか不安を感じます。また、自分や話している内容を軽く捉えられているように感じる人もいます。
いつも忙しそうだからと、報告を後回しするようなことにも繋がりかねません。
報告や相談を受ける際には、作業の手は止めて相手の顔をみて話を聞きましょう。
コミュニケーション能力の向上を図る ためのベース
人は自分がそれまでに出会った言葉でしか話すことができません。
たくさんの言葉に触れるというのは、それだけコミュニケーションの幅が広がるということです。
自分の考えを伝えるためにも、相手の意図を理解するためにも、本を読んだり、映画を観たり、人と話したりして言葉に触れる機会を増やしていきましょう。
まとめ
コミュニケーションというのは様々な要素から成り立っていますが、仕事をする上で重要になってくるのは話す力と聞く力です。
まず話す力ですが、こちらは言い換えると伝える力です。分かりやすい言葉を使って結論から話すことで、より相手に伝わる様になります。
「分かりやすい言葉を使う」というのは、知識としては理解している方がほとんどだと思いますが、意外と実践できていない事が多いので見直してみましょう。
一方の聞く力は、理解する力と聞く姿勢に分けられます。相手の話したことを自分の言葉に置き換えて確認することで、相互の理解は深まります。
また、コミュニケーションを取る上で、相手にきちんと相対しているという姿勢はとても大切です。相手の言葉を否定せず、話を聞く態勢をとることで「聞いて貰えている」という安心感のもと、言いづらい相談や報告もしやすくなります。
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